Algemene voorwaarden 058 Smart voor zakelijke opdrachten

1. Wie wij zijn

058 Smart is de handelsnaam van een eenmanszaak. Die onderneming staat ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 99648156, en is je contractspartij. Met dat nummer vind je de onderneming en de ondernemer in het Handelsregister.

Vestigingsadres: De Tilbarten 49, 9084 CB GoutumTelefoon: 058 203 83 16E-mail: info@058smart.nlBtw-identificatienummer: NL005402523B71

Waar hieronder "wij" of "we" staat, bedoelen we 058 Smart. Waar "je" of "jij" staat, bedoelen we jouw bedrijf of organisatie als opdrachtgever.

2. Waar deze voorwaarden over gaan

Deze voorwaarden gelden voor alles wat we voor je doen als bedrijf of organisatie: het eerste gesprek, het bouwen van software, websites en koppelingen, het beheer daarvan, de doorontwikkeling, en het gebruik van je overzicht op portal.058smart.nl.

Je handelt met ons als bedrijf: je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel of je koopt voor je beroep. De regels voor consumenten, zoals de bedenktijd van veertien dagen, gelden daarom niet. Koop je als particulier, dan gelden onze voorwaarden voor particuliere klanten, die op 058smart.nl/voorwaarden staan.

Je krijgt deze voorwaarden bij de offerte, per mail, en ze staan altijd op 058smart.nl/zakelijk/voorwaarden. Wil je ze op papier, zeg het en je krijgt ze.

Staat er in je offerte of in een aparte afspraak iets dat afwijkt van deze voorwaarden, dan geldt die afspraak. Je eigen inkoopvoorwaarden gelden niet, ook niet als je ernaar verwijst, tenzij we dat schriftelijk met je afspreken.

3. Van gesprek naar opdracht

We beginnen met een gesprek, bij jou op de zaak. Dat kost je niets en verplicht je tot niets.

Daarna krijg je een offerte. Daarin staat wat we bouwen, in welke stappen, wat het kost, en wanneer we denken klaar te zijn. Een offerte is dertig dagen geldig, tenzij er een andere datum op staat.

De opdracht is rond zodra je akkoord geeft: in je overzicht op portal.058smart.nl, per mail, of met een handtekening. Vanaf dat moment gelden de offerte en deze voorwaarden samen als de overeenkomst.

Beginnen we op jouw verzoek met werk voordat de offerte akkoord is, dan betaal je dat werk tegen ons uurtarief, ook als de opdracht daarna niet doorgaat.

4. De prijs

Alle prijzen zijn zonder btw. Op de factuur komt de btw er apart bij.

Voor het bouwen spreken we een vaste prijs af. Die staat in de offerte, per stap. Wat erin zit staat erbij; wat er niet in zit staat er ook bij.

Voor beheer en doorontwikkeling spreken we een vast bedrag per maand af. Wat daarvoor gedaan wordt staat in artikel 9.

Kosten van anderen zitten niet in onze prijs: hosting, domeinnamen, licenties, betaaldiensten, AI-diensten en vergelijkbare abonnementen. Die zetten we waar het kan op jouw naam, zodat jij de klant van die partij bent. Lukt dat niet, dan belasten we ze door zonder opslag.

5. Meerwerk

Wil je onderweg iets anders of iets erbij, dan zeggen we vooraf wat het kost en wat het met de planning doet. We beginnen pas als je daarmee akkoord bent. Voor dat akkoord is een mail of een bericht in je overzicht genoeg.

Blijkt tijdens het werk dat iets meer werk is dan we bij de offerte konden weten, bijvoorbeeld omdat een bestaand systeem anders werkt dan gedacht, dan melden we dat meteen en spreken we af wat we doen. Zonder jouw akkoord komt er niets bij op de rekening.

6. In stappen bouwen en opleveren

We bouwen in stappen. Elke stap zetten we online zodat je er meteen mee kunt werken, voordat we aan de volgende beginnen.

Een stap is opgeleverd als we je dat laten weten, per mail of in je overzicht. Je hebt daarna veertien dagen om te melden wat er niet klopt. Wat je in die tijd meldt, herstellen we zonder kosten als het afwijkt van wat we afspraken. Hoor je niets van ons anders en meld je niets, dan is de stap aanvaard.

Kleine dingen die het gebruik niet in de weg staan houden een oplevering niet tegen. Die zetten we op de lijst en lossen we op.

7. Wat jij regelt

Wij kunnen alleen bouwen wat we snappen. Daarom hebben we van jou nodig:

• de informatie, bestanden en toegangen die we vragen, op tijd
• één iemand bij jou die beslist en die we kunnen bellen
• dat je een opgeleverde stap zelf bekijkt en uitprobeert
• dat je binnen een redelijke tijd reageert als we een vraag hebben

Lukt dat een keer niet, dan schuift de planning op. Staat het werk daardoor langer dan een maand stil, dan mogen we het deel dat klaar is factureren.

Je zorgt zelf dat de gegevens die je ons geeft van jou zijn of dat je ze mag gebruiken. Dat geldt ook voor teksten, beeld, logo's en de gegevens van je klanten.

8. Planning

De datums in een offerte of planning zijn een inschatting op basis van wat we dan weten. Het zijn geen fatale termijnen. Zien we dat een datum niet gehaald wordt, dan hoor je dat van ons zo snel als we het zelf weten, met een nieuwe datum erbij.

Wordt een datum overschreden door iets aan onze kant, dan is dat geen reden voor schadevergoeding, maar wel om ons eerst de kans te geven het alsnog te doen. Halen we een nieuwe, schriftelijk afgesproken datum opnieuw niet, dan mag je de opdracht voor het deel dat nog niet gedaan is stoppen.

9. Beheer per maand

Beheer is een vast bedrag per maand. Daarvoor houden we wat we voor je gebouwd hebben draaiend: updates van de onderdelen waar het op staat, back-ups, het in de gaten houden of alles werkt, kleine aanpassingen, en een vast aanspreekpunt voor vragen.

Wat er precies onder valt en hoeveel uur werk per maand erin zit, staat in je offerte. Werk dat daarbuiten valt, zoals een nieuwe functie, is een nieuwe stap tegen een vaste prijs, of gaat tegen ons uurtarief als we dat zo afspreken.

Beheer begint op de dag dat de eerste stap online staat, tenzij we iets anders afspreken. Je betaalt per maand vooraf.

Opzeggen kan altijd, met een opzegtermijn van één maand, per mail of in je overzicht. Wij kunnen ook opzeggen, met een opzegtermijn van drie maanden. Na het einde geldt artikel 19.

10. Beschikbaarheid en storingen

Wat we bouwen draait op diensten van anderen, zoals hosting en databases. Die partijen bepalen hun eigen beschikbaarheid, en wij kunnen daar niet meer beloven dan zij doen.

We doen wat redelijk is om alles draaiend te houden. Zit beheer in je afspraak, dan werken we aan een storing zodra we hem kennen, en houden we je op de hoogte. Onderhoud waar je iets van merkt kondigen we vooraf aan en plannen we buiten je drukste uren.

Willen jullie vaste afspraken over reactietijd en beschikbaarheid, dan spreken we die apart af, in een dienstverleningsafspraak met een eigen prijs. Zonder zo'n afspraak gelden er geen reactietijden en geen gegarandeerde beschikbaarheid.

11. Van wie is wat

Je gegevens zijn van jou. Altijd. Alles wat jij of je klanten in de software zetten blijft van jou, en je kunt het op elk moment opvragen in een gangbaar bestandsformaat.

Wat jij aanlevert blijft ook van jou: je naam, je huisstijl, je teksten, je beeld.

De software die we bouwen blijft van ons: de code, de ontwerpen en de onderdelen die we vaker gebruiken. Jij krijgt daar een gebruiksrecht op. Dat recht geldt voor je eigen bedrijfsvoering, is niet aan anderen over te dragen, en blijft gelden zolang je klant bent. Wij mogen dezelfde bouwstenen ook voor anderen gebruiken. Voor een stap die je volledig betaald hebt en die zonder ons kan draaien, blijft het gebruiksrecht ook daarna, zonder einddatum.

Wil je de code zelf in eigendom, dan kan dat. Dat spreken we dan af in de offerte, met een prijs erbij. Onze eigen bouwstenen die we ook voor anderen gebruiken blijven altijd van ons; daar krijg je bij zo'n overdracht een gebruiksrecht op zonder einddatum.

Sommige onderdelen zijn open source van anderen. Daarvoor geldt de licentie van die makers. We gebruiken geen onderdelen waarvan de licentie jou dwingt je eigen software vrij te geven, tenzij we dat vooraf met je bespreken.

Je mag de software niet doorverkopen, verhuren of aan anderen in gebruik geven, en de code niet kopiëren of nabouwen, behalve als we dat afspreken.

12. Software en diensten van anderen

We kiezen samen welke diensten van anderen we gebruiken: hosting, mail, betalen, AI. Voor die diensten gelden de voorwaarden van die partijen. Waar het kan ben jij zelf klant bij die partij, zodat je er niet van ons afhankelijk bent.

Verandert zo'n partij zijn dienst, zijn prijs of zijn voorwaarden, dan is dat niet iets waar wij voor instaan. We laten het je weten zodra we het zelf weten en zoeken samen naar wat er dan moet gebeuren. Werk dat daaruit volgt is nieuw werk.

13. Gegevens en privacy

Verwerken we voor jou persoonsgegevens, bijvoorbeeld van je klanten in een portaal, dan zijn wij verwerker en jij verwerkingsverantwoordelijke. We sluiten dan een verwerkersovereenkomst met je. Die hoort bij deze voorwaarden en krijg je bij de offerte.

We beveiligen wat we bouwen zoals dat hoort: toegang alleen voor wie het nodig heeft, versleutelde verbindingen, back-ups, en geen kopie van je gegevens op een plek waar hij niet hoort. Alle gegevens staan op servers binnen de Europese Unie, tenzij we iets anders afspreken.

Ontdekken we een datalek in iets dat we voor je beheren, dan laten we je dat zo snel mogelijk weten, en in elk geval binnen de tijd die jij nodig hebt om aan je eigen meldplicht te voldoen.

Aan het einde van onze samenwerking krijg je je gegevens mee, en daarna verwijderen we onze kopieën. Hoe dat gaat staat in artikel 19.

14. Geheimhouding

Wat we bij jou zien en horen blijft bij ons: je cijfers, je klanten, hoe je werkt. Dat geldt ook na het einde van de samenwerking.

Andersom vragen we hetzelfde van jou over onze offertes, onze prijzen en de manier waarop we bouwen.

Dit geldt niet voor wat al openbaar is, of voor wat we wettelijk moeten delen.

15. AI in wat we bouwen

Gebruiken we AI in iets dat we voor je bouwen, dan staat dat in de offerte: wat het doet, welke dienst erachter zit en welke gegevens erdoorheen gaan.

Wat AI maakt, zoals een tekst, een samenvatting of een voorstel, is een hulpmiddel. Jij beslist wat je ermee doet en jij blijft verantwoordelijk voor het gebruik ervan in je bedrijf. Waar de wet vraagt dat mensen weten dat ze met AI te maken hebben, bouwen we dat in.

Sommige toepassingen van AI vallen onder strengere regels, bijvoorbeeld als AI meebeslist over mensen, zoals bij het aannemen van personeel. Zo'n toepassing bouwen we alleen na een aparte, schriftelijke afspraak waarin staat wie welke verplichting op zich neemt.

16. Betalen

Je krijgt de factuur per mail en in je overzicht. Betalen doe je binnen veertien dagen na de factuurdatum, tenzij er een andere termijn op staat.

Bij het bouwen factureren we per stap: een deel bij de start van een stap en de rest bij de oplevering ervan. Hoe dat verdeeld is staat in de offerte. Beheer factureren we per maand, vooraf.

Betaal je te laat, dan sturen we eerst een herinnering. Daarna mogen we de wettelijke handelsrente rekenen en de incassokosten die de wet toestaat. Staat een factuur na de herinnering nog open, dan mogen we het werk pauzeren tot er betaald is. Dat melden we vooraf.

Ben je het niet eens met een factuur, laat het dan binnen veertien dagen weten. Dan kijken we er samen naar. Het deel waar je het wel mee eens bent betaal je gewoon.

17. Garantie op ons werk

Werkt iets dat we gebouwd hebben niet zoals we in de offerte afspraken, dan herstellen we dat zonder kosten, als je het binnen drie maanden na de oplevering van die stap meldt. Loopt er beheer, dan geldt dit zolang het beheer loopt.

Dit geldt niet voor problemen die ontstaan door een verandering die jij of iemand anders heeft aangebracht, door een wijziging bij een dienst van een ander, of door gebruik waar de software niet voor gemaakt is. Die lossen we graag op, maar dan als nieuw werk.

18. Als er iets misgaat

Beschadigen we door een fout van ons iets van jou, dan herstellen we dat of vergoeden we het, tot het bedrag dat onze aansprakelijkheidsverzekering in dat geval uitkeert. Keert die niets uit, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat je ons in de twaalf maanden daarvoor voor die opdracht betaald hebt, en bij beheer tot twaalf maandbedragen.

We zijn niet aansprakelijk voor gevolgschade: gemiste omzet, gemiste winst, verloren gegevens waarvan geen back-up bij jou stond, kosten van stilstand, of schade die een klant van jou bij jou neerlegt.

Die beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en niet als iemand gewond raakt of erger.

Schade moet je binnen drie maanden nadat je hem ontdekte bij ons melden, anders kunnen we hem niet meer goed nakijken.

19. Stoppen

Bouw kun je altijd stoppen, per mail. Je betaalt dan het werk dat tot dat moment gedaan is en de kosten die we voor jou al gemaakt hebben. Wat klaar is krijg je, met een gebruiksrecht zoals in artikel 11.

Beheer stopt met een opzegtermijn van één maand, zoals in artikel 9.

Ieder van ons mag de overeenkomst per direct beëindigen als de ander na een schriftelijke waarschuwing zijn afspraken niet nakomt, of failliet gaat, uitstel van betaling aanvraagt of stopt met het bedrijf.

Na het einde krijg je binnen dertig dagen je gegevens mee, in een gangbaar formaat. Wil je dat we de software overdragen naar een andere partij of naar je eigen hosting, dan helpen we daarbij tegen ons uurtarief. Dertig dagen na de overdracht verwijderen we onze kopieën van je gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

20. Je naam en ons werk

We laten graag zien wat we gebouwd hebben. We mogen je bedrijfsnaam noemen als klant en het werk laten zien, bijvoorbeeld op onze site, maar niet voordat we het je hebben laten zien en je het goedvindt. Wil je het liever niet, dan doen we het niet.

Gegevens van je klanten laten we nooit zien.

21. Als de onderneming een andere vorm krijgt

Wordt de onderneming achter 058 Smart later een besloten vennootschap of gaat ze op in een andere rechtsvorm, dan willen we deze afspraak met alle rechten en plichten kunnen overdragen aan die opvolger. Dat mag alleen als aan drie dingen is voldaan: je krijgt precies dezelfde dienst voor dezelfde prijs, de opvolger neemt alle verplichtingen uit artikel 17 over, en wij blijven naast de opvolger aansprakelijk voor alles wat vóór de overdracht is gebeurd.

We laten je zo'n overdracht minstens zes weken van tevoren weten, per mail. Wil je niet mee, laat het ons dan binnen die zes weken weten. Dan stopt de afspraak zonder kosten en krijg je terug wat je vooruit betaald hebt.

22. Wijzigingen

We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Een nieuwe versie geldt voor opdrachten die daarna beginnen. Voor wat al loopt geldt de versie die je gekregen hebt.

Het maandbedrag voor beheer kunnen we één keer per jaar aanpassen aan de consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens) van het Centraal Bureau voor de Statistiek, over de twaalf maanden tot en met oktober van het jaar ervoor. Zo'n aanpassing gaat op zijn vroegst in op 1 januari en we laten je dat minstens twee maanden van tevoren weten, per mail of via je overzicht, met het percentage en het nieuwe bedrag erbij.

Willen we het maandbedrag om een andere reden wijzigen, dan hoor je dat minstens twee maanden van tevoren, met wat er verandert en waarom. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen tegen de dag waarop de wijziging ingaat.

De actuele versie staat altijd op 058smart.nl/zakelijk/voorwaarden.

23. Recht en geschillen

Op onze afspraken geldt Nederlands recht.

Zit er iets dwars, bel ons dan eerst. De meeste dingen lossen we aan tafel op. Komen we er samen niet uit, dan is de rechtbank Noord-Nederland in Leeuwarden bevoegd.