Privacy

Wie hier verantwoordelijk voor is

058 Smart is de handelsnaam van een eenmanszaak. Die onderneming staat ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 99648156, en is verantwoordelijk voor alles wat hieronder staat. Met dat nummer vind je de onderneming en de ondernemer in het Handelsregister.

Vestigingsadres: De Tilbarten 49, 9084 CB GoutumTelefoon: 058 203 83 16E-mail: info@058smart.nl

Heb je een vraag over je gegevens, of wil je iets inzien of laten weghalen? Mail naar info@058smart.nl en zet "privacy" in het onderwerp. Bellen mag ook.

Wat we van je vastleggen

Als je een afspraak aanvraagt op onze site

Het formulier op 058smart.nl/afspraak vraagt om je naam, je telefoonnummer, je postcode en je huisnummer. Die vier zijn nodig. Je e-mailadres, waar het over gaat en je toelichting mag je invullen, maar dat hoeft niet.

Kom je binnen via een QR-code van een flyer of een poster, dan komt de code van die flyer bij je aanvraag te staan. Zo weten we welke flyer werkt.

Vul je een e-mailadres in, dan krijg je een bevestiging. Vul je er geen in, dan hoor je van ons per telefoon.

Elke aanvraag gaat ook als melding naar onze eigen postbussen, zodat we hem oppakken.

We gebruiken dit om contact met je op te nemen en je bezoek in te plannen. Verder niets.

Als je klant wordt

Dan leggen we vast wat we nodig hebben om het werk te kunnen doen en te kunnen factureren:

• je adres, postcode en plaats, en de naam van je huishouden
• per persoon in het huishouden: naam, e-mailadres, telefoonnummer, of je hoofdbewoner bent, en of je berichten over je klus en je afspraken per mail wilt ontvangen of liever gebeld wordt
• per klus: wat we gaan doen, welke soort klus het is, de datum, de tijd, wie het doet, de prijs, en het verloop van de klus met datum en tijd per stap
• de foto's die we bij de klus maken
• de wifi-metingen die we doen, per ruimte
• het verslag dat we van de klus schrijven
• je offertes en facturen, met de regels eronder, de bedragen en de status
• de bonnen die je tekent, met je handtekening als afbeelding, de naam van wie tekende, het moment en de verklaringen zoals ze op het scherm stonden
• de diensten die bij je doorlopen, met het maandbedrag, de startdatum en de einddatum
• de berichten die je ons stuurt en onze antwoorden
• de mails die we je sturen, met de inhoud, de ontvangers en de cc, en of het versturen gelukt is. Uit een inlogmail halen we de knop weg voordat we hem bewaren
• onze eigen notities bij je huishouden, bij een persoon of bij een klus
• de taken die we voor onszelf opschrijven en aan jouw huishouden of je klus hangen

Die laatste twee zijn intern. Die zie je niet in je overzicht.

Als je inlogt op je overzicht

Inloggen gaat met een link in de mail. Er is geen wachtwoord, dus we bewaren er ook geen. We leggen wel vast dat er een inlogaccount bij je e-mailadres hoort, en wanneer je akkoord bent gegaan met de voorwaarden van het portaal.

De software waarmee je inlogt legt vast wanneer je inlogde, vanaf welk apparaat en vanaf welk IP-adres. Dat is nodig om je sessie te laten werken en om misbruik te kunnen zien.

Als je een offerte online tekent

Dan leggen we vast wie er getekend heeft, hoe de handtekening eruitzag, op welk moment het gebeurde en dat het online is gedaan. Dat is het bewijs van je opdracht, dus dat blijft staan zoals het was.

Als je online betaalt of Member wordt

Betalen loopt via Stripe. Wij zien je bankrekeningnummer, je pasgegevens en je machtiging niet: die vul je in op een pagina van Stripe zelf, en Stripe bewaart ze. Wat wij van een betaling vastleggen is het bedrag, de datum, de betaalwijze en het kenmerk waarmee de betaling bij Stripe terug te vinden is.

Word je Member, dan leggen we daarnaast vast dat je lid bent, of je per maand of per jaar betaalt, wat je betaalt, vanaf wanneer, tot wanneer, wanneer je volgende jaarbezoek staat en of je opgezegd hebt. Het kenmerk van je abonnement en van je klantnummer bij Stripe bewaren we erbij, zodat we een afschrijving kunnen terugvinden als je erover belt.

De machtiging voor de incasso teken je op de betaalpagina van Stripe. Ben je het met een afschrijving niet eens, dan kun je die binnen acht weken zelf bij je bank terugboeken.

Als je onze site bezoekt

Zonder jouw ja meten we niets. Er gaat dan geen enkel verzoek naar Google. Zeg je ja, dan meten we met Google Analytics welke pagina's bezocht worden, welke knoppen aangeklikt worden, hoe snel de pagina bij jou laadde, en of er een aanvraag uit komt.

Op portal.058smart.nl meten we helemaal niets.

Als je een QR-code scant

Dan tellen we op onze eigen server dat die code gescand is, met het moment erbij. Geen IP-adres, geen apparaat, geen persoon: alleen een streepje bij die flyer. Vraag je daarna een afspraak aan, dan komt de code van die flyer wel bij je aanvraag te staan, en is hij dus aan jou gekoppeld.

Wat we niet doen

Om misverstanden voor te zijn, hier staat wat er niet gebeurt:

• We hebben geen toegang tot je camerabeelden en we kijken niet mee.
• We volgen niet of je apparaten aan of uit staan. Er draait geen bewaking op je apparatuur.
• We volgen je niet over andere websites.
• We maken geen profielen van je en laten geen computer beslissingen over je nemen.
• We bewaren geen wachtwoorden.
• We hebben je bankrekeningnummer niet en we bewaren geen pasgegevens. Ook bij een incasso niet: je rekeningnummer en je machtiging staan bij Stripe.
• We verkopen je gegevens niet en we verhuren ze niet.
• We sturen geen reclamemail en geen nieuwsbrief. De mails die je van ons krijgt gaan over jouw aanvraag, jouw klus, jouw offerte of jouw factuur. Gaan we ooit wel iets sturen over ons eigen werk, dan staat er in elke mail onderaan een afmeldknop en ben je met één klik af.
• We zetten geen foto van je huis op onze site of op een flyer zonder dat je daar ja tegen gezegd hebt.

Waarom we dit mogen

• Om je aanvraag te behandelen, je bezoek in te plannen en de opdracht uit te voeren en te factureren: de uitvoering van de overeenkomst met jou.
• Voor de administratie, de facturen en de bewaarplicht: onze wettelijke plicht.
• Voor de foto's van het werk, de metingen, de verslagen, onze interne notities en de code van de flyer waar je vandaan kwam: ons gerechtvaardigd belang om te kunnen aantonen wat we gedaan hebben, om later te kunnen nakijken hoe iets is aangelegd, om ons te kunnen verweren bij een klacht, en om te zien welke flyer werkt. Je mag daar bezwaar tegen maken.
• Voor de beveiliging van je overzicht en het tegengaan van misbruik: ons gerechtvaardigd belang.
• Voor het meten van bezoek op de site: jouw toestemming. Die kun je op elk moment intrekken via Cookievoorkeuren onderaan de site.
• Voor het gebruik van een foto van jouw huis of jouw installatie op onze site, op een flyer of in een advertentie: jouw toestemming, die we apart aan je vragen en die je altijd weer kunt intrekken.

Wat moet je geven, en wat gebeurt er als je dat niet doet

Voor een afspraakaanvraag hebben we je naam, je telefoonnummer, je postcode en je huisnummer nodig. Zonder die vier kunnen we je niet bereiken en geen bezoek inplannen. Je e-mailadres, waar het over gaat en je toelichting zijn vrijwillig; vul je geen mailadres in, dan krijg je geen bevestiging en bellen we je.

Word je klant, dan hebben we je naam, je adres en een telefoonnummer of e-mailadres nodig om de opdracht te kunnen uitvoeren en te kunnen factureren. Geef je die niet, dan kunnen we de opdracht niet aannemen. Je naam en adres op de factuur zijn bovendien wettelijk verplicht. De rest van wat we vastleggen komt voort uit het werk zelf.

Wie erbij kan

Je huisgenoten. Je overzicht hoort bij je adres, niet bij jou persoonlijk. Iedereen in je huishouden die een eigen inlog heeft, ziet alles wat er over dat huishouden bij ons staat: de klussen, de foto's, de metingen, de offertes, de facturen, en ook de berichten die jij ons stuurt en onze antwoorden daarop. Je naam, je telefoonnummer en je e-mailadres zijn voor hen zichtbaar. Dat is geen instelling die je zelf kunt aanzetten of uitzetten. Wil je niet dat een huisgenoot iets ziet, bel ons dan of mail ons, en zeg erbij dat het niet in het overzicht mag. Wil je uit een huishouden verwijderd worden, mail ons dan; jouw eigen verzoek gaat voor.

Wij. Iedereen die bij 058 Smart werkt heeft een beheeraccount en kan bij alles wat er over je bij ons staat. Dat is nodig om het werk te kunnen doen en om elkaar te kunnen vervangen. Verder komt er niemand bij.

Wie een foto, een bon, een notitie, een mail, een taak, een meting, een offerte of een factuur toevoegt, staat daarbij met zijn naam. Zo is later na te gaan wie wat gedaan heeft.

Log jij in op je overzicht, dan zie je alleen je eigen huishouden. Dat is geen afspraak maar een grendel in de database: een ander huishouden komt er niet doorheen.

De partijen die ons helpen

Deze partijen verwerken gegevens in onze opdracht. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst.

Supabase

Waarvoor: de database, het inloggen en de opslag van foto's en bonnenWaar: Frankfurt, Duitsland

Vercel

Waarvoor: de hosting van de site en het portaalWaar: de serverfuncties draaien in Frankfurt; het bedrijf zelf is Amerikaans

Scaleway

Waarvoor: het versturen van onze mailWaar: Europese Unie

Stripe

Waarvoor: het afhandelen van je online betaling en van de machtiging voor de incassoWaar: Ierland; het moederbedrijf is Amerikaans

Google Workspace

Waarvoor: onze eigen postbussen, waaronder info@058smart.nl en de postbussen waar de meldingen over jouw aanvraag of bericht binnenkomenWaar: Europese Unie, met mogelijke toegang vanuit de Verenigde Staten

Google Analytics

Waarvoor: het meten van bezoek op onze site, alleen na jouw jaWaar: Europese Unie, met mogelijke toegang vanuit de Verenigde Staten

Daarnaast gebruiken we PDOK, de open kaart- en adresvoorziening van het Kadaster, om bij een postcode en huisnummer het juiste adres op te zoeken. We sturen daarbij alleen de postcode en het huisnummer: geen naam, geen telefoonnummer, en er hangt geen account aan. PDOK werkt niet in onze opdracht en is voor die eigen dienst zelf verantwoordelijk.

Verder geven we niets aan anderen, behalve als de wet ons daartoe verplicht.

Buiten Europa

Je gegevens staan in Europa. De database, de opslag en de serverfuncties draaien in Frankfurt, en de mail gaat via een Europese partij.

Drie van onze partijen hebben een Amerikaans moederbedrijf: Vercel, Google en Stripe. Voor Google berust de doorgifte op de deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework. Voor Vercel en Stripe berust die op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je die stukken inzien, mail dan naar info@058smart.nl met "privacy" in het onderwerp, dan krijg je er een kopie van.

Je camera en je beelden

Installeren we een camera of een deurbel met camera bij je, dan blijven die beelden van jou. Ze staan bij jou thuis of in jouw eigen account bij de fabrikant. Wij hebben er geen toegang toe.

Bij het instellen helpen we je wel: we richten de camera op je eigen huis en tuin en niet op de stoep of de tuin van de buren, we zetten een eigen wachtwoord en we stellen samen in hoelang beelden bewaard blijven. Bij een deurbel met camera hoort een sticker.

Wat er uiteindelijk in beeld komt en wat je met de beelden doet, bepaal jij. Daarmee ben jij ook degene die daar volgens de privacywet verantwoordelijk voor is. Wij helpen je het goed te zetten.

Helpen we je op afstand in een app of een account van jou, dan doen we alleen wat jij op dat moment vraagt en gebruiken we wat we zien nergens anders voor.

Hoelang we het bewaren

Een aanvraag via het formulier waar geen klant uit komt

twaalf maanden na je aanvraag

Je klantdossier: huishouden, personen, klussen, het verloop, foto's, metingen, verslagen, berichten, notities en taken

zolang je klant bent, en daarna vijf jaar

De bonnen die je getekend hebt, met de handtekening

zeven jaar

Offertes en facturen, met de regels eronder

zeven jaar na het jaar waarin ze gemaakt zijn

De mails die we je gestuurd hebben, met de inhoud

vierentwintig maanden. Gaat een mail over een offerte, een factuur of een getekende bon, dan bewaren we hem mee met dat stuk, dus zeven jaar

Wanneer je inlogde en vanaf welk apparaat

negentig dagen

Je inlogaccount

zolang je erbij wilt kunnen; weg zodra je het vraagt

Het aantal scans per QR-code, zonder persoon

vierentwintig maanden

De cookie met je keuze over meten

honderdtachtig dagen

De cijfers in Google Analytics

veertien maanden

De zeven jaar bij facturen en bonnen is de bewaarplicht van de Belastingdienst. De vijf jaar bij het klantdossier is de termijn waarbinnen er nog een claim over een opdracht kan komen.

Dit zijn de termijnen die we aanhouden. Vier keer per jaar lopen we het systeem na en halen we weg wat over zijn termijn heen is. Wil je dat iets eerder weg is, vraag het en we kijken wat er weg kan. Wat we van de wet moeten bewaren kan niet eerder weg; dat zeggen we je dan gewoon.

Hoe we het beveiligen

• Alles gaat over een versleutelde verbinding.
• Foto's en documenten staan in afgeschermde opslag. Ze zijn alleen te openen met een link die een uur werkt en daarna niet meer.
• Wie welk huishouden mag zien is vastgelegd in de database zelf, niet in de schermen erboven.
• Inloggen gaat met een link in de mail. Er zijn geen wachtwoorden om te stelen.
• Op de inlogmail en de welkomstmail na bevat geen enkele mail aan klanten een inlogknop, zodat een doorgestuurde mail niemand binnenlaat.
• Wie iets toevoegt, staat daarbij met zijn naam.

Denk je dat er iets is uitgelekt, of zie je een zwakke plek? Mail naar info@058smart.nl. Dan pakken we het meteen op. Is er iets misgegaan met persoonsgegevens, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat moet, en bij jou als het jou raakt.

Je rechten

Je mag:

• inzien wat we van je hebben
• iets laten verbeteren als het niet klopt
• iets laten weghalen
• de verwerking laten beperken
• je gegevens in een bestand meekrijgen
• je toestemming voor het meten intrekken, wanneer je maar wilt, via Cookievoorkeuren onderaan de site. Wat we vóór dat moment gemeten hebben blijft rechtmatig verzameld; vanaf het moment dat je intrekt meten we niets meer

Bezwaar maken. Doen we iets omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben, dus bij de foto's van het werk, de metingen, de verslagen, onze notities en taken, de flyercode en de beveiliging van je overzicht, dan mag je daar bezwaar tegen maken om redenen die met jouw situatie te maken hebben. Doe je dat, dan stoppen we ermee, tenzij we een dwingende reden hebben om door te gaan die zwaarder weegt dan jouw belang.

Mail je verzoek naar info@058smart.nl met "privacy" in het onderwerp. Je hoort binnen een maand van ons. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen jezelf bekend te maken.

Sommige dingen kunnen we niet weghalen zolang de wet ons zegt ze te bewaren. Een verstuurde factuur en een getekende bon zijn daar de bekendste voorbeelden van. We zeggen het je dan gewoon.

Vind je dat we iets niet goed doen, laat het ons eerst weten. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Welke cookies deze site zet, waarom, en hoelang ze blijven staan, staat op 058smart.nl/cookies.

Wijzigingen

Verandert er iets aan wat we doen, dan passen we deze pagina aan. De datum bovenaan zegt welke versie je leest.